Les notes de frais sont souvent perçues comme une corvée par les employés et les responsables financiers, tant pour leur établissement que pour leur traitement. Pourtant, il existe aujourd’hui des solutions permettant de simplifier cette gestion et d’optimiser le temps dédié à cette tâche. Cet article vous présente un panorama des meilleures pratiques et outils existants pour faciliter la vie des entreprises en matière de gestion des notes de frais.
Comprendre les enjeux liés à la gestion des notes de frais
Avant d’aborder les solutions, il est essentiel de comprendre pourquoi la gestion des notes de frais peut représenter un véritable casse-tête pour les entreprises. Tout d’abord, le processus peut être chronophage : entre la réception, le contrôle, la validation et l’intégration comptable des dépenses professionnelles engagées par les salariés, les responsables financiers passent un temps considérable sur ces tâches. De plus, le risque d’erreurs ou de fraudes est bien réel : selon une étude menée par l’AFCI (Association Française du Contrôle Interne), 7% des dépenses professionnelles ne sont pas conformes aux politiques internes. Enfin, la complexité réglementaire (TVA récupérable, gratifications fiscales…) peut également rendre cette gestion complexe.
Automatisation du processus grâce à des logiciels dédiés
Afin d’alléger la charge administrative liée aux notes de frais, de nombreuses entreprises ont recours à des logiciels de gestion des dépenses professionnelles. Ces solutions automatisent une partie du processus en permettant, par exemple, la saisie des dépenses via une application mobile, la soumission et le suivi des demandes de remboursement, ou encore l’intégration directe dans les logiciels comptables. De plus, certaines solutions proposent également des fonctionnalités permettant d’optimiser la gestion de la TVA récupérable ou d’assurer le respect des politiques internes.
« L’utilisation d’un logiciel dédié permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la fiabilité et la transparence du processus », explique Pauline B., contrôleuse de gestion dans une entreprise du secteur pharmaceutique. « Nous avons pu réduire de moitié le temps consacré à cette tâche tout en limitant les erreurs et les fraudes ».
Optimisation des politiques internes et formation des employés
Pour simplifier la gestion des notes de frais, il est également essentiel que les entreprises disposent de politiques claires et précises en matière de dépenses professionnelles. Cela implique notamment la définition d’un cadre pour les remboursements (plafonds, types de dépenses autorisées…), ainsi que l’établissement d’un processus simple et efficace pour leur traitement.
Dans ce contexte, il est primordial de former régulièrement les employés sur ces politiques afin qu’ils puissent les appliquer correctement. « Nous avons mis en place des sessions de formation pour nos salariés, afin qu’ils sachent quelles dépenses sont remboursables et comment les déclarer. Cela a permis de faciliter grandement la gestion des notes de frais », témoigne Pierre-Yves T., directeur administratif et financier d’une PME.
Utilisation de cartes de paiement professionnelles
Enfin, l’utilisation de cartes de paiement professionnelles peut également contribuer à simplifier la gestion des notes de frais. Ces cartes permettent en effet d’automatiser la collecte des données sur les dépenses engagées par les salariés, évitant ainsi la saisie manuelle et le risque d’erreur associé.
« Nous avons opté pour des cartes de paiement professionnelles pour nos collaborateurs qui voyagent régulièrement. Cela nous permet d’avoir une vision claire et précise de leurs dépenses, tout en leur évitant la contrainte de conserver et transmettre leurs justificatifs », indique Stéphanie L., responsable administratif d’une entreprise du secteur du tourisme.
En somme, il existe plusieurs solutions pour faciliter la gestion des notes de frais : automatisation du processus grâce à des logiciels dédiés, optimisation des politiques internes et formation des employés, utilisation de cartes de paiement professionnelles… Il appartient à chaque entreprise d’évaluer ses besoins et contraintes pour déterminer quelle combinaison de ces solutions sera la plus adaptée à sa situation.
