Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018, avec pour objectif de renforcer la protection des données personnelles et d’harmoniser les législations européennes. Il s’applique à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles de résidents de l’Union européenne, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Dans cet article, nous vous présentons les principales obligations RGPD des entreprises et vous expliquons comment les mettre en place.
1. Désigner un responsable de la protection des données (DPO)
La première étape pour se conformer aux obligations RGPD est de désigner un responsable de la protection des données, ou DPO (Data Protection Officer). Cette personne doit avoir une expertise approfondie en matière de réglementation sur la protection des données et être en mesure de conseiller l’entreprise sur les meilleures pratiques à adopter. Le DPO doit également être indépendant et ne pas être soumis à des conflits d’intérêts.
2. Mettre en place un registre de traitement des données personnelles
Toutes les entreprises doivent tenir un registre détaillé de leurs activités de traitement des données personnelles. Ce registre doit inclure des informations telles que :
- L’identité du responsable du traitement et, le cas échéant, du sous-traitant,
- Les finalités du traitement,
- Les catégories de données personnelles traitées,
- Les destinataires des données,
- Les transferts de données hors de l’Union européenne, et
- La durée de conservation des données.
Ce registre doit être tenu à jour et être accessible sur demande aux autorités de contrôle.
3. Evaluer les risques liés au traitement des données
Une autre obligation importante du RGPD est la réalisation d’une évaluation d’impact sur la protection des données (EIPD) pour les traitements de données qui présentent un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. L’EIPD doit identifier :
- La nature, la portée, le contexte et les finalités du traitement,
- Les risques pour les droits et libertés des personnes concernées, et
- Les mesures envisagées pour réduire ces risques.
L’évaluation d’impact doit être réalisée avant le début du traitement et être régulièrement mise à jour.
4. Assurer la sécurité des données
Le RGPD impose aux entreprises de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour assurer la sécurité des données personnelles qu’elles traitent. Ces mesures peuvent inclure :
- L’utilisation de techniques de chiffrement ou de pseudonymisation,
- La mise en place de systèmes d’authentification forte,
- L’établissement de procédures de sauvegarde et de restauration des données, et
- La formation du personnel sur les bonnes pratiques en matière de protection des données.
En cas de violation de données, les entreprises doivent en informer les autorités de contrôle dans un délai de 72 heures et, si nécessaire, avertir les personnes concernées.
5. Respecter les droits des personnes concernées
Le RGPD accorde aux personnes concernées plusieurs droits en matière de protection de leurs données personnelles, tels que :
- Le droit d’accès,
- Le droit de rectification,
- Le droit à l’effacement (« droit à l’oubli »),
- Le droit à la limitation du traitement,
- Le droit à la portabilité des données, et
- Le droit d’opposition.
Les entreprises doivent mettre en place des procédures permettant aux personnes concernées d’exercer ces droits et leur fournir une réponse dans un délai d’un mois.
6. Sensibiliser et former les collaborateurs
Pour assurer une bonne application du RGPD au sein de l’entreprise, il est essentiel de sensibiliser et former l’ensemble du personnel aux enjeux liés à la protection des données personnelles. Les employés doivent être informés des risques liés au non-respect du RGPD, ainsi que des bonnes pratiques à adopter pour préserver la sécurité des données qu’ils manipulent.
7. Veiller à la conformité des sous-traitants
Enfin, les entreprises doivent s’assurer que leurs sous-traitants, qui traitent des données personnelles pour leur compte, respectent également les obligations du RGPD. Il est recommandé de signer des contrats spécifiant les responsabilités et les engagements de chaque partie en matière de protection des données et de vérifier régulièrement la conformité des sous-traitants.
En résumé, pour se conformer aux obligations RGPD des entreprises, il est essentiel de désigner un DPO, tenir un registre des traitements, réaliser une évaluation d’impact sur la protection des données, assurer la sécurité des données, respecter les droits des personnes concernées et former les collaborateurs. En outre, il faut veiller à la conformité des sous-traitants. La mise en place de ces mesures permettra non seulement d’éviter les sanctions liées au non-respect du RGPD, mais aussi de renforcer la confiance des clients et partenaires dans l’entreprise.