Les frais kilométriques sont une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises et leurs salariés. Que ce soit pour se rendre à des rendez-vous professionnels, assister à des formations ou effectuer des déplacements entre différents sites de l’entreprise, les déplacements en voiture engendrent des coûts non négligeables. Afin de simplifier la gestion de ces dépenses et d’optimiser leur suivi, l’automatisation apparaît comme une solution prometteuse.
Le suivi manuel des frais kilométriques : un casse-tête pour les entreprises
Traditionnellement, le suivi des frais kilométriques est effectué manuellement par les salariés. Ceux-ci doivent remplir un formulaire spécifique pour chaque déplacement, en précisant la distance parcourue, le coût du carburant et éventuellement d’autres frais (péages, parking…). Ces formulaires sont ensuite transmis au service comptabilité qui procède au remboursement après vérification.
Cette méthode présente plusieurs inconvénients majeurs :
- Un risque d’erreurs : Les salariés peuvent commettre des erreurs dans le calcul de la distance parcourue ou oublier certains frais. De plus, il peut être difficile de retrouver toutes les informations nécessaires plusieurs semaines après le déplacement.
- Une charge administrative importante : Le traitement des formulaires représente une charge de travail conséquente pour le service comptabilité, qui doit vérifier chaque déclaration et procéder au remboursement.
- Un manque de transparence : La méthode manuelle ne permet pas d’avoir une vision claire et précise des dépenses engagées par les salariés, ni de détecter d’éventuelles fraudes ou erreurs.
L’automatisation du suivi des frais kilométriques : une solution innovante
Avec l’évolution des technologies, il est désormais possible d’automatiser le suivi des frais kilométriques grâce à des solutions logicielles spécifiques. Ces outils permettent de simplifier la gestion des déplacements professionnels et d’optimiser le processus de remboursement.
Les avantages de l’automatisation sont multiples :
- Une meilleure précision : Les logiciels de suivi des frais kilométriques utilisent généralement la géolocalisation pour calculer avec précision la distance parcourue lors d’un déplacement professionnel. Ils prennent également en compte le coût du carburant selon le véhicule utilisé et intègrent les autres frais (péages, parking…).
- Un gain de temps : L’automatisation permet aux salariés de se concentrer sur leur travail plutôt que sur la gestion administrative de leurs déplacements. De plus, le service comptabilité bénéficie d’une charge de travail allégée puisque les formulaires sont automatiquement remplis et validés par le logiciel.
- Une meilleure visibilité : Grâce aux données collectées par les logiciels, les entreprises disposent d’un tableau de bord clair et complet pour suivre les dépenses engagées par les salariés. Il est ainsi plus facile de détecter d’éventuelles fraudes ou erreurs et d’optimiser la politique de déplacements.
Ces solutions logicielles peuvent être intégrées au sein des systèmes d’information existants (ERP, gestion des notes de frais…) ou utilisées en mode SaaS (Software as a Service) via une plateforme en ligne.
Les défis de l’automatisation du suivi des frais kilométriques
Malgré ses nombreux avantages, l’automatisation du suivi des frais kilométriques soulève également quelques défis :
- La protection des données personnelles : L’utilisation de la géolocalisation implique de collecter et traiter des données sensibles sur les déplacements des salariés. Il est donc essentiel de veiller au respect du cadre légal en matière de protection des données personnelles (RGPD).
- L’accompagnement au changement : Comme pour toute transformation digitale, l’automatisation du suivi des frais kilométriques nécessite un accompagnement adapté pour faciliter l’adoption de la solution par les salariés et le service comptabilité.
- Le coût : Si l’automatisation permet de réaliser des économies à long terme, elle représente un investissement initial non négligeable pour les entreprises. Il convient donc d’évaluer le retour sur investissement en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation.
En dépit de ces défis, l’automatisation du suivi des frais kilométriques s’impose comme une révolution pour les entreprises et leurs salariés. Elle permet de gagner en efficacité, en transparence et en simplicité, tout en optimisant la gestion des déplacements professionnels.
Les entreprises qui sauront tirer parti de ces solutions innovantes pourront ainsi bénéficier d’un avantage concurrentiel certain et améliorer leur performance globale.